2. Gestión de clientes y expedientes

Ficha 360º, obligaciones, estados, checklist y trazabilidad por cliente/empresa/ejercicio.

UnidadExpediente

ControlChecklist + estados

ValorTransparencia

Visión del módulo

Estructura el 'expediente' como unidad de trabajo: ficha 360º, obligaciones, responsables, checklist y estados. Todo lo demás se cuelga de aquí.

Objetivos

Crear una ficha única por cliente/empresa con datos maestros consistentes.
Asignar obligaciones fiscales y laborales según actividad/régimen.
Gestionar estados del expediente y checklist por periodos/modelos.
Centralizar histórico: documentos, presentaciones, incidencias, comunicaciones.
Permitir segmentación para negocio: nivel de servicio, riesgo, prioridad.

Alcance

Altas guiadas (wizard) de cliente, empresa, actividad y ejercicio.
Asignación de responsables (fiscal/contable/laboral/supervisor).
Gestión de obligaciones (calendario) por cliente y por empresa.
Checklists por modelo/periodo y solicitudes al cliente.
Gestión de incidencias y resolución con trazabilidad.

Personas y roles

Rol	Necesidad / uso principal
Gestor (cualquier área)	Encontrar todo del cliente rápido, con checklist y estado.
Supervisor	Ver riesgos, pendientes y aprobar cierres/presentaciones.
Administración despacho	Datos maestros correctos; facturación del servicio.
Cliente	Saber qué falta, qué está en revisión y qué se presentó.

Diseño funcional

Flujos principales

Alta guiada de cliente y empresa

Nuevo cliente entra al despacho o se migra desde otro software.

Crear cliente (PF/PJ) con datos de contacto y representante.
Crear empresa asociada (si aplica) y domicilios fiscal/social.
Definir actividad (CNAE/IAE), régimen IVA/IRPF/IS y periodicidad.
Crear ejercicio fiscal y periodos.
Asignar responsables y nivel de servicio (SLA).
Generar obligaciones y checklists iniciales.

Salida: Expediente completo y listo para operar sin ambigüedades.

Checklist documental por periodo

Inicio de trimestre/mes o antes de una presentación.

Sistema genera checklist según obligaciones y plantillas.
Cliente sube documentos en portal (o se importan por integración).
Gestor revisa y marca items (OK / falta / incidencia).
Si falta algo: se dispara notificación y tarea.
Al completarse checklist, se desbloquea la transición a 'En revisión'.

Salida: Control de faltantes y reducción de retrasos.

Gestión de incidencias

Dato erróneo, documento inválido, discrepancia o rechazo en presentación.

Crear incidencia (tipo, gravedad, periodo, responsable).
Adjuntar evidencias (documento, captura, log).
Asignar resolución (tarea) y fecha objetivo.
Cerrar incidencia con motivo y auditoría.

Salida: Menos pérdida de conocimiento y trazabilidad de decisiones.

Pantallas (UI)

Expediente 360º (resumen): estado, próximos vencimientos, pendientes, incidencias.
Ficha empresa: regímenes, actividades, responsables, ejercicio.
Checklist por periodo: subida/validación y comentarios.
Bandeja de incidencias: filtros por gravedad/estado/cliente.

Diseño técnico

Entidades y modelo de datos (mínimo)

Entidad	Campos principales / notas
Client	id, type(PF/PJ), name, nif, contacts[], tags[], service_level
Company	id, client_id, name, nif, addresses, activity_codes, regimes
FiscalYear	id, company_id, year, status(open/closed), locked_periods[]
Obligation	id, company_id, model(303/111/...), frequency, due_dates
Checklist	id, obligation_id, period, items[] (required/optional), status
Issue	id, company_id, period, type, severity, status, assignee_id
Assignment	company_id, fiscal_owner, cont_owner, payroll_owner, supervisor

Permisos y seguridad (RBAC)

Solo usuarios con scope sobre client/company pueden ver el expediente.
Cliente solo ve su propio expediente y documentos autorizados.
Cambios de datos maestros (NIF, régimen) requieren rol supervisor o admin.
Cierres y reaperturas de ejercicio requieren permisos especiales y motivo.

Validaciones y reglas

Validación de NIF/CIF y consistencia de domicilios.
Coherencia régimen ↔ obligaciones (si régimen X, modelos Y).
No permitir presentar si checklist requerido incompleto.
Evitar duplicidad de empresas por NIF dentro del tenant.

APIs sugeridas (API-first)

# Clientes/Empresas GET /api/v1/clients POST /api/v1/clients GET /api/v1/clients/{id} PATCH /api/v1/clients/{id} POST /api/v1/companies GET /api/v1/companies/{id} PATCH /api/v1/companies/{id} # Ejercicios y obligaciones POST /api/v1/fiscal-years PATCH /api/v1/fiscal-years/{id}/close PATCH /api/v1/fiscal-years/{id}/reopen GET /api/v1/obligations?company_id=... POST /api/v1/obligations # Checklist e incidencias GET /api/v1/checklists?company_id=...&period=... POST /api/v1/checklists/generate PATCH /api/v1/checklists/{id} POST /api/v1/issues PATCH /api/v1/issues/{id}

Eventos y auditoría

client.created / client.updated
company.created / company.updated
obligation.generated / checklist.generated
issue.created / issue.closed

Impacto de negocio

Beneficio para la gestoría

Operativa estándar: el despacho trabaja igual con todos los clientes.
Menos tiempo pidiendo documentación; checklist automatiza.
Control del riesgo por incidencia y por cliente.
Base sólida para facturar servicios por SLA.

Beneficio para el cliente

Sabe exactamente qué falta y cuándo se presentará.
Subida de documentos guiada y centralizada.
Menos llamadas y emails; más transparencia.

Riesgos / puntos críticos

Datos maestros mal definidos contaminan fiscal/contable/laboral.
Sin checklists y estados, el portal cliente no reduce fricción.
Migraciones requieren mapeos claros (A3/otros → modelo interno).

2. 客户和档案管理

360°档案、义务、状态、清单和按客户/公司/财年的可追溯性。

单位档案

控制清单 + 状态

价值透明度

模块愿景

将"档案"构建为工作单位：360°档案、义务、负责人、清单和状态。其他一切都从这里开始。

目标

为每个客户/公司创建唯一档案，具有一致的主数据。
根据活动/制度分配税务和劳工义务。
按期间/模型管理档案状态和清单。
集中历史记录：文档、提交、事件、通信。
允许业务细分：服务级别、风险、优先级。

范围

客户、公司、活动和财年的引导注册（向导）。
负责人分配（税务/会计/劳工/主管）。
按客户和公司管理义务（日历）。
按模型/期间的清单和向客户的请求。
事件管理和具有可追溯性的解决。

人员和角色

角色	需求 / 主要用途
经理（任何领域）	快速找到客户的所有信息，包括清单和状态。
主管	查看风险、待办事项并批准关闭/提交。
办公室管理	正确的主数据；服务计费。
客户	知道缺少什么、正在审查什么以及已提交什么。

功能设计

主要流程

客户和公司的引导注册

新客户进入办公室或从其他软件迁移。

创建客户（个人/法人）及其联系数据和代表。
创建关联公司（如适用）和税务/社会地址。
定义活动（CNAE/IAE）、增值税/个人所得税/公司税制度和周期性。
创建财年和期间。
分配负责人和服务级别（SLA）。
生成义务和初始清单。

输出：完整档案，准备操作，无歧义。

按期间的文档清单

季度/月初或提交前。

系统根据义务和模板生成清单。
客户在门户上传文档（或通过集成导入）。
经理审查并标记项目（OK / 缺少 / 事件）。
如果缺少某些内容：触发通知和任务。
清单完成后，解锁转换到"审查中"。

输出：控制缺失并减少延迟。

事件管理

错误数据、无效文档、差异或提交被拒绝。

创建事件（类型、严重性、期间、负责人）。
附加证据（文档、截图、日志）。
分配解决方案（任务）和目标日期。
关闭事件并说明原因和审计。

输出：减少知识损失和决策可追溯性。

屏幕（UI）

360°档案（摘要）：状态、即将到期、待办事项、事件。
公司档案：制度、活动、负责人、财年。
按期间的清单：上传/验证和评论。
事件托盘：按严重性/状态/客户过滤。

技术设计

实体和数据模型（最小）

实体	主要字段 / 注释
Client	id, type(PF/PJ), name, nif, contacts[], tags[], service_level
Company	id, client_id, name, nif, addresses, activity_codes, regimes
FiscalYear	id, company_id, year, status(open/closed), locked_periods[]
Obligation	id, company_id, model(303/111/...), frequency, due_dates
Checklist	id, obligation_id, period, items[] (required/optional), status
Issue	id, company_id, period, type, severity, status, assignee_id
Assignment	company_id, fiscal_owner, cont_owner, payroll_owner, supervisor

权限和安全性（RBAC）

只有对客户/公司有范围的用户才能查看档案。
客户只能查看自己的档案和授权文档。
主数据更改（NIF、制度）需要主管或管理员角色。
财年的关闭和重新打开需要特殊权限和原因。

验证和规则

NIF/CIF验证和地址一致性。
制度 ↔ 义务的一致性（如果制度X，则模型Y）。
如果所需清单不完整，则不允许提交。
避免租户内按NIF重复公司。

建议的API（API优先）

事件和审计

client.created / client.updated
company.created / company.updated
obligation.generated / checklist.generated
issue.created / issue.closed

业务影响

对管理办公室的好处

标准化操作：办公室对所有客户的工作方式相同。
减少请求文档的时间；清单自动化。
按事件和客户控制风险。
按SLA计费服务的坚实基础。

对客户的好处

确切知道缺少什么以及何时提交。
引导和集中的文档上传。
减少电话和电子邮件；更多透明度。

风险 / 关键点

定义不当的主数据会污染税务/会计/劳工。
没有清单和状态，客户门户不会减少摩擦。
迁移需要清晰的映射（A3/其他 → 内部模型）。

2. Client and File Management

360° file, obligations, statuses, checklist and traceability by client/company/fiscal year.

UnitFile

ControlChecklist + statuses

ValueTransparency

Module Vision

Structures the 'file' as a unit of work: 360° file, obligations, responsible parties, checklist and statuses. Everything else hangs from here.

Objectives

Create a unique file per client/company with consistent master data.
Assign tax and labor obligations according to activity/regime.
Manage file statuses and checklist by periods/models.
Centralize history: documents, submissions, incidents, communications.
Allow business segmentation: service level, risk, priority.

Scope

Guided registrations (wizard) of client, company, activity and fiscal year.
Assignment of responsible parties (tax/accounting/labor/supervisor).
Obligation management (calendar) by client and by company.
Checklists by model/period and requests to client.
Incident management and resolution with traceability.

People and Roles

Role	Need / main use
Manager (any area)	Find everything about the client quickly, with checklist and status.
Supervisor	See risks, pending items and approve closings/submissions.
Office Administration	Correct master data; service billing.
Client	Know what's missing, what's under review and what was submitted.

Functional Design

Main Flows

Guided Registration of Client and Company

New client enters the office or is migrated from another software.

Create client (PF/PJ) with contact data and representative.
Create associated company (if applicable) and tax/social addresses.
Define activity (CNAE/IAE), VAT/IRPF/IS regime and periodicity.
Create fiscal year and periods.
Assign responsible parties and service level (SLA).
Generate obligations and initial checklists.

Output: Complete file ready to operate without ambiguities.

Documental Checklist by Period

Start of quarter/month or before a submission.

System generates checklist according to obligations and templates.
Client uploads documents in portal (or imported via integration).
Manager reviews and marks items (OK / missing / incident).
If something is missing: notification and task are triggered.
When checklist is completed, transition to 'Under Review' is unlocked.

Output: Control of missing items and reduction of delays.

Incident Management

Wrong data, invalid document, discrepancy or rejection in submission.

Create incident (type, severity, period, responsible party).
Attach evidence (document, screenshot, log).
Assign resolution (task) and target date.
Close incident with reason and audit.

Output: Less knowledge loss and traceability of decisions.

Screens (UI)

360° File (summary): status, upcoming deadlines, pending items, incidents.
Company file: regimes, activities, responsible parties, fiscal year.
Checklist by period: upload/validation and comments.
Incident tray: filters by severity/status/client.

Technical Design

Entities and Data Model (minimum)

Entity	Main fields / notes
Client	id, type(PF/PJ), name, nif, contacts[], tags[], service_level
Company	id, client_id, name, nif, addresses, activity_codes, regimes
FiscalYear	id, company_id, year, status(open/closed), locked_periods[]
Obligation	id, company_id, model(303/111/...), frequency, due_dates
Checklist	id, obligation_id, period, items[] (required/optional), status
Issue	id, company_id, period, type, severity, status, assignee_id
Assignment	company_id, fiscal_owner, cont_owner, payroll_owner, supervisor

Permissions and Security (RBAC)

Only users with scope over client/company can view the file.
Client only sees their own file and authorized documents.
Master data changes (NIF, regime) require supervisor or admin role.
Fiscal year closings and reopenings require special permissions and reason.

Validations and Rules

NIF/CIF validation and address consistency.
Regime ↔ obligations coherence (if regime X, models Y).
Do not allow submission if required checklist is incomplete.
Avoid company duplication by NIF within tenant.

Suggested APIs (API-first)

Events and Auditing

client.created / client.updated
company.created / company.updated
obligation.generated / checklist.generated
issue.created / issue.closed

Business Impact

Benefit for the Office

Standardized operations: the office works the same with all clients.
Less time requesting documentation; checklist automates.
Risk control by incident and by client.
Solid foundation for billing services by SLA.

Benefit for the Client

Knows exactly what's missing and when it will be submitted.
Guided and centralized document upload.
Fewer calls and emails; more transparency.

Risks / Critical Points

Poorly defined master data contaminates tax/accounting/labor.
Without checklists and statuses, client portal does not reduce friction.
Migrations require clear mappings (A3/others → internal model).